Sollten Sie kein Menü sehen klicken Sie bitte hier: www.geheimdokumente.de
Zeittipp: So sparen Sie Zeit beim
Schreiben
Nicht jede Anfrage müssen Sie mit einem aufwendigen Schreiben beantworten.
Vermerken Sie kurze Antworten oder Nachfragen direkt auf dem Ihnen vorliegenden
Schreiben - und dann ab ins Fax damit.
Haben Sie alles griffbereit? Flache, beschriftete Schublade mit Geschäftspapier,
Faxformularen, Vordrucken, Kurzmitteilungen und Schmierpapier sollten Sie
unbedingt direkt an Ihrem Arbeitsplatz haben.
Adressen: Ist Ihre Adressverwaltung (Papier und/oder EDV) effizient? Wenn Sie
häufig suchen müssen: Nehmen Sie sich die Zeit und schaffen Sie Abhilfe.
Sie müssen nicht immer vollständige Texte schreiben. Skizzieren Sie Ihre
Entwürfe (Papier oder EDV) und überlassen Sie Ihrer Assistenz die endgültige
Formulierung und die optische Gestaltung. Der fertige Brief wird Ihnen zur
Unterschrift vorgelegt.
Schreiben Sie stets deutlich lesbar, das erspart Ihnen und dem Empfänger Ihrer
Nachricht Zeitverluste durch lästige Rückfragen.
Müssen Sie überhaupt alles schriftlich machen? In vielen Fällen tut es auch ein
kurzer Anruf.
Ein unaufgeräumter Schreibtisch birgt viele Ablenkungsgefahren: Räumen Sie auf,
schaffen Sie Platz.
Bevor Sie schreiben: Machen Sie sich kurz die wesentlichen Punkte bewusst und
legen Sie eine Reihenfolge fest.
Sie legen unbedingt Wert auf Fehlerfreiheit: Überarbeiten Sie Ihren Text
höchstens 2mal. Achten Sie beim ersten Mal ausschließlich auf Inhalt (stimmen
Fakten und Zahlen?) und Stil. Erst im zweiten Durchgang suchen Sie (im nun
bereits geänderten Text) nach Rechtschreib-, Interpunktions- und
Grammatikfehlern. Bei kurzen Texten mit unkomplizierten Inhalten können Sie die
beiden Arbeitsgänge zusammenlegen. Bei Kurzmitteilungen oder -anmerkungen ist
ein schneller Check das Maximum. Lediglich Schreiben von besonderer Bedeutung
(mit juristischen, vertraglichen oder wirtschaftlichen Konsequenzen) sollten
Sie, Ihr Teilhaber oder Ihre Assistenz weiteren Kontrollen unterziehen.
Prüfen Sie: Was müssen Sie überhaupt selber schreiben? Delegieren Sie und
vertrauen Sie auf die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter - Sie haben sie ja
schließlich eingestellt.
Der Umgang mit Computer und Textverarbeitung dauert bei Ihnen zu lange? Schaffen
Sie unbedingt Abhilfe. Nehmen Sie sich die Zeit, Funktionen und Möglichkeiten
besser kennen zu lernen und schneller zu nutzen. 10 verschenkte Minuten pro Tag
- das macht eine komplette Woche pro Jahr! Außerdem: Immer wiederkehrende
Probleme und Zeitverluste am Computer sind stimmungsstörend und demotivierend.