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Anrufbeantworter: Immer noch Angst vorm
Band
Weit verbreitet, weil eigentlich nützlich, und dennoch vielfach unbeliebt
ist der Anrufbeantworter. Zu diesem Ergebnis kam eine Untersuchung des Münchner
Büro-Zentrums.
Demnach hinterlassen 57% der Anrufer keine Nachricht, die Hälfte davon versucht
es noch ein zweites Mal, um dann ebenfalls aufzugeben. Nur 16% sprechen ihre
Nachricht bereits beim ersten Versuch verwertbar auf. Und immerhin 11% der
Sprecher hinterlassen unklare, unvollständige oder fehlerhafte Nachrichten.
Unterm Strich gehen bis zu zwei Drittel möglicher Geschäftskontakte verloren,
wenn sich statt freundlicher Mitarbeiter nur das Band meldet.
Falls Sie häufig abwesend sind und viele Ihrer Geschäftskontakte durch anrufende
Interessenten entstehen, können Sie einen Büro- oder Sekretariatsservice
beauftragen, die Gespräche per Anrufweiterschaltung anzunehmen.
Überprüfen Sie aber auch den Ansagetext auf Ihrem Anrufbeantworter. Haben Sie
wirklich alles getan, den Anrufer "bei der Stange" zu halten und ihn zum
Aufsprechen einer Nachricht zu motivieren?
Probieren Sie es mal mit folgendem Muster:
Begrüßung: "Guten Tag, hier ist (Vor- und Nachname, Firma)."
Entgegenkommen: "Vielen Dank für Ihren Anruf. Wir sind (ich bin) zwar nicht
anwesend, (sind) aber trotzdem für Sie da!"
Handlungsaufforderung: "Legen Sie nicht auf, hinterlassen Sie einfach Ihre
Nachricht nach dem Signalton."
Nutzen der Handlung: "Wir rufen (ich rufe) Sie umgehend zurück."
Alternative schaffen: "Falls Sie mich (uns) persönlich sprechen wollen,
erreichen Sie uns von Montag bis Freitag täglich von ... bis ..."
Wichtig: Sprechen Sie die Zeiten Ihrer Erreichbarkeit langsam, damit der Anrufer
diese wichtige Information auch aufnehmen kann. Erklären Sie keine komplizierten
Zeitraster und Stundenpläne, sondern planen Sie übersichtlich: Montag bis
Freitag von 9-16 Uhr.
Bedanken: "Vielen Dank für Ihr Interesse und Ihre Nachricht."
Sprechen Sie freundlich und deutlich. Sprechen Sie nicht zögerlich, sondern
zügig und konzentriert, aber ohne Hektik.
Und noch ein Tip: Denken Sie an die Aufnahmekapazität Ihres Gerätes. Löschen Sie
nicht mehr benötigte Anrufe aus dem Digitalspeicher und achten Sie darauf, daß
Ihre Kassette möglicherweise abgelaufen ist, falls Sie - um das Band zu schonen
- nicht regelmäßig zurückspulen.
Sicher haben auch Sie schon aufgelegt, wenn Sie auf einen Automaten trafen. Sie
erwarten das persönliche Gespräch, und nun sollen Sie Ihre Stimme und Ihr
Anliegen überraschenderweise einer Maschine anvertrauen, die unbestechlich jeden
Fehler und jede Unsicherheit dokumentiert.
Die folgenden Tips sollten Sie unbedingt beachten, um Zeit und Geld für erneute
Anrufe zu sparen:
Seien Sie immer darauf vorbereitet, auf einen Anrufbeantworter zu treffen, vor
allem, wenn Sie außerhalb üblicher Geschäftszeiten anrufen.
Prägen Sie sich folgende Struktur mit den fünf "W's" ein und nutzen Sie die Zeit
des Ansagetextes, diese kurz zu rekapitulieren:
- Wer?
"Guten Tag, hier ist (Vor-/Nachname) von (Firma/Abteilung)."
- Warum?
"Ich habe eine Nachricht für ..." oder "Ich bitte um Information von ... / über
..."
- Was?
Präzisieren Sie Ihre Nachricht oder Ihren Informationswunsch.
- Wohin?
"Meine Telefonnummer ..., Faxnummer ..., Adresse ..." (Vorwahl nicht vergessen).
- Wann?
"Sie erreichen mich ..." oder "Sollte ich nicht anwesend sein, wenden Sie sich
bitte an Herrn .../Frau ..."