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Team-Management: So sparen Sie Zeit bei
Team-Besprechungen
"Eigentlich wollte ich noch 2 weitere Punkte ansprechen. Aber dazu ist jetzt
keine Zeit mehr", heißt es nicht selten nach einer Besprechung. Kennen Sie das
auch? Sie diskutieren ewig und lassen daher Meeting auf Meeting folgen. Aber
Entscheidungen fallen dadurch nicht schneller.
Deshalb sollten Sie sich dafür einsetzen, die richtige Methode für Meetings
anzuwenden. Entwickeln Sie einen Maßnahmenplan, den Sie beim nächsten treffen
besprechen. Es ist auch Ihre Zeit, die in unendlichen Sitzungen ausgesessen
wird.
Maßnahme 1: Besprechungen reduzieren.
Nicht immer sind Teamsitzungen notwendig. In manchen Fällen reicht eine
Mitteilung oder das Einzelgespräch.
Maßnahme 2: Grenzen setzen.
Das Ziel und die zeit einer Besprechung müssen klar definiert sein. Eine Uhr auf
dem Tisch hilft Ihnen, das vereinbarte Zeitbudget einzuhalten.
Maßnahme 3: Rollenverteilung klären.
Setzen Sie einen Moderator und/oder einen Zeit-Controller ein, visualisieren Sie
auf Flipchart oder Metaplantafel.
Maßnahme 4: Sach- und Beziehungsebene trennen.
Legen Sie als Moderator Regeln zur Trennung von Sach- und Beziehungsebene fest.
Die meisten Besprechungen dauern deshalb so lange, weil "zwischen den Zeilen"
Beziehungen und persönliche Kontakte zum Thema gemacht werden. Das führt aber zu
keinem Ergebnis. Kehren Sie zum eigentlichen Thema zurück und machen Sie
Konflikte im Team zum ausdrücklichen Gegenstand einer späteren Diskussion.
Maßnahme 5: Vorbereitungen treffen.
Fordern Sie von allen Beteiligten, ihre entsprechenden Unterlagen parat
zuhalten. Wenn das Telefon stört, Visualisierungsmaterial oder Stühle fehlen,
kann gut eine Viertelstunde oder mehr verloren gehen.
Maßnahme 6: Besprechungsphasen beachten.
Achten Sie auf diese Besprechungsreihenfolge:
- Zu Beginn: Problemformulierung mit kurzen Statements zum Stand der einzelnen
Arbeitsfelder.
- Die Folge: Lösungsvorschläge sammeln oder ein Meinungsbild malen.
- Resultat: Entscheidung treffen.
- Dann folgt die Planung: Verantwortlichkeiten zuteilen, Fristen festlegen und
Möglichkeiten der Erfolgskontrolle überlegen.
Maßnahme 7: Entscheidungen treffen.
Viele Besprechungen scheitern daran, daß Teamleiter nicht in der Lage sind,
schnell Entscheidungen zu treffen. Wenn das in Ihrem Team der fall ist, sollten
Sie auf Entscheidungen drängen. Denn es wird nicht leichter, wenn ein Thema
doppelt oder dreifach beleuchtet wird.
Kommen in einer Routinebesprechung grundlegende Fragen zur Sprache, sollte dafür
ein Extratermin festgelegt werden, auf den sich jedes Teammitglied entsprechend
vorbereiten soll.