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Wie Ihre Besprechung zügig vorankommt
Jede Minute, die bei einer Besprechung eingespart werden kann, treibt
Aufgaben voran, die sonst liegenbleiben würden.
Deshalb hier einige Leitungstipps für die schnelle Durchführung einer
Besprechung:
Fangen Sie pünktlich an.
Bestimmen Sie eine Person für die Protokollführung (falls noch nicht
festgelegt).
Ernennen Sie einen "Zeitführer", der für die Einhaltung der vorgegeben Zeiten
pro Tagesordnungspunkt sorgt.
Weichen Sie nicht von der Tagesordnung ab.
Halten Sie die Diskussion unter Kontrolle, damit sie nicht in Streit oder
Langatmigkeit abgleitet.
Begrenzen Sie die Redezeit der einzelnen Teilnehmer.
Lassen Sie keine zeitraubenden Auseinandersetzungen zu.
Wiederholen Sie Ergebnisse oder Entscheidungen, lassen Sie den Protokollführer
die Aufzeichnungen vorlesen.
Lassen Sie das Protokoll sofort kopieren und geben Sie jedem Teilnehmer ein
Exemplar.
Brechen Sie die Besprechung ab, falls Ergebnisse nicht erreicht werden, weil
Zahlen, Daten, Fakten fehlen.
Besprechungen sollten mit Entscheidungen beendet werden und nicht mit Floskeln
wie "Lassen Sie uns darüber nachdenken und in nächster Zeit darüber sprechen".